一、岗位基本信息

• 岗位名称：文档管理员

• 所属部门：行政部 / 综合管理部 / 技术部（按公司实际调整）

• 工作性质：全职

• 汇报对象：部门主管 / 行政经理

二、岗位职责

1. 负责公司各类文件、合同、制度、档案、图纸、技术资料、会议纪要等分类、编号、登记、归档、保管，建立标准化文档管理体系。

2. 负责纸质文档与电子文档同步管理，规范文件命名、目录结构、存储路径，确保资料可快速检索、调取、追溯。

3. 负责文档的收发、传阅、流转、催办、回收，严格执行审批流程，保障文件传递及时、流程合规。

4. 负责涉密文件、重要合同、资质证照、印章相关资料的安全管理，落实保密制度，严控查阅、复制、外借权限。

5. 负责文档的整理、装订、销毁、清退工作，按公司及法规要求执行档案保存与销毁流程，做好记录备案。

6. 负责对接各部门文档需求，提供资料查询、复印、扫描、打印、盖章协助等支持服务。

7. 维护文档管理系统 / 共享平台、档案柜、办公设备，定期盘点、核对资料，确保账实相符、无丢失、无遗漏。

8. 协助完成资质年审、项目申报、审计、检查等所需资料的整理、汇总、提交。

9. 完成上级交办的其他文档管理、行政辅助及临时性工作。

三、任职要求

1. 学历专业：大专及以上学历，档案管理、行政管理、文秘、汉语言文学、信息管理等相关专业优先。

2. 经验要求：1 年及以上文档管理、行政文员、档案专员、资料管理相关工作经验；有制造业、工程、建筑、互联网、律所或企事业单位档案管理经验者优先。

3. 专业技能：

• 熟悉公文写作、文件流转、档案管理规范与流程；

• 熟练使用 Office 办公软件（Word/Excel/PPT）、PDF 编辑、扫描、文档分类工具；

• 熟悉企业文档管理系统、共享盘、OA 系统操作优先。

4. 能力素质：

• 细心严谨、责任心强、原则性强，具备良好的保密意识与职业操守；

• 逻辑清晰，擅长分类整理、数据核对、流程规范；

• 沟通协调顺畅，执行力强，能高效完成重复性、事务性工作；

• 工作踏实稳定，耐心细致，具备较强的抗压能力与服务意识。

5. 其他：无不良从业记录，遵守公司规章制度，认同企业文化。

四、工作内容亮点

• 核心负责公司知识资产与重要资料安全管控，是企业流程合规、风险防控的关键岗位。

• 工作流程规范、节奏稳定，注重细节与标准化，适合细致、严谨、追求秩序的人员。